Att skriva en laglig faktura är mer än att skicka en betalningsbegäran. Den är en juridiskt bindande handling och en central del av både momsredovisning och bokföring. Därför är det viktigt att förstå vilka fakturakrav som gäller enligt lag och hur du undviker vanliga misstag som kan bli kostsamma.
Mervärdesskattelagen: vad måste finnas med på en faktura?
- Fakturadatum (datum för utfärdande)
- Fakturanummer (löpnummer)
- Säljarens momsregistreringsnummer
- Köparens momsregistreringsnummer (vid omvänd skattskyldighet eller EU-handel)
- Säljarens och köparens namn och adress
- Beskrivning av varor eller tjänster (mängd och art/omfattning)
- Datum för leverans eller utförande av tjänst
- Beskattningsunderlag för varje momssats
- Tillämpad momssats
- Momsbelopp
Vad säger bokföringslagen om fakturor?
- Vilket projekt eller vilken plats arbetet avser
- Hur många timmar eller vilken mängd som debiterats
- Till vilket pris per timme eller per enhet
Förenklad faktura: när kan den användas?
För mindre belopp, upp till 4 000 kr inklusive moms, kan en förenklad faktura användas enligt mervärdesskattelagen. Denna behöver inte innehålla alla uppgifter som en fullständig faktura, men måste ändå inkludera fakturadatum, fakturanummer, säljarens momsregistreringsnummer, beskrivning av varor eller tjänster samt momsbelopp. Förenklade fakturor är praktiska för mindre transaktioner, som kassakvitton eller enklare tjänster, men får inte användas vid omvänd skattskyldighet eller EU-handel.
Två regelverk att hålla koll på
- Mervärdesskattelagen (ML): styr vad som krävs för att moms ska kunna hanteras korrekt.
- Bokföringslagen (BFL): säkerställer att varje affärshändelse är spårbar och kan granskas.
För att fakturan ska vara helt laglig behöver du alltså både uppfylla ML:s minimikrav och BFL:s krav på specifikation.
Så här gör du fakturan tydlig
För att underlätta fakturering och säkerställa att fakturan är laglig, använd en standardmall som alltid innehåller alla obligatoriska uppgifter. Dessutom bör du komplettera med:
- Förfallodatum och betalningsvillkor
- Eventuell dröjsmålsränta
- Bankgiro eller plusgiro
- Uppgift om F-skatt
- Hänvisning till beställningar, offerter eller avtal
En tydlig faktura stärker förtroendet hos dina kunder och minskar risken för misstag som kan leda till bokföringsbrott.
Vårt utbud av tjänster omfattar hantering av kundfakturor och leverantörsfakturor. Hör av dig så hjälper vi dig vidare
Källa: Skatteverket
